Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú Nhật Bản (COE Nhật) Là Gì? Thông Tin A-Z

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật Bản, thường được gọi tắt là COE (viết tắt của Certificate of Eligibility), là một loại giấy tờ pháp lý cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ ai có nhu cầu du học, làm việc hoặc lưu trú dài hạn tại Nhật Bản. COE do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp, nhằm xác nhận người nước ngoài đã đủ điều kiện pháp lý để cư trú tại Nhật với một mục đích nhất định (học tập, lao động, đoàn tụ gia đình, v.v.).Nói một cách dễ hiểu, COE giống như “giấy thông hành pháp lý” cho biết bạn có tư cách lưu trú hợp pháp tại Nhật trước khi bạn được cấp visa.

Vậy COE có vai trò cụ thể ra sao trong quá trình xin visa và nhập cảnh Nhật Bản? Tại sao du học sinh và người lao động đi Nhật đều phải có COE trước khi xin visa? Bài viết sau sẽ đi sâu phân tích khái niệm COE Nhật Bản, các quy định pháp lý liên quan cũng như hướng dẫn chi tiết về quy trình, thủ tục xin COE. Đồng thời, chúng ta sẽ tìm hiểu những loại COE phổ biến hiện nay (COE du học, COE kỹ năng đặc định, COE thực tập sinh, COE kỹ sư…) và giải đáp các câu hỏi thường gặp xoay quanh loại giấy tờ này. Nếu bạn là học sinh, sinh viên mong muốn du học Nhật Bản hoặc người lao động Việt Nam muốn sang Nhật làm việc, hãy cùng theo dõi để nắm rõ COE Nhật Bản là gì và chuẩn bị hồ sơ thuận lợi nhất.

Lưu ý: Cuối bài viết, chúng tôi cũng sẽ giới thiệu giải pháp hỗ trợ làm hồ sơ du học – xuất khẩu lao động Nhật Bản của Việt Trí Group nhằm giúp bạn xin COE và visa một cách dễ dàng, hợp pháp và nhanh chóng hơn.

COE là gì?

1.Mục đích và vai trò pháp lý của COE trong việc xin visa Nhật Bản

COE giữ vai trò then chốt trong quy trình xin visa Nhật Bản đối với các diện lưu trú trung và dài hạn. Về bản chất pháp lý, COE là giấy chứng nhận do cơ quan xuất nhập cảnh Nhật cấp, xác nhận người nước ngoài đủ điều kiện để cư trú tại Nhật với tư cách lưu trú cụ thể nào đó. Theo Luật Quản lý Xuất nhập cảnh của Nhật Bản, mọi người nước ngoài dự định ở lại Nhật trên 90 ngày đều phải có một tư cách lưu trú (visa) hợp lệ. COE chính là bước tiền kiểm tra, phê duyệt tư cách lưu trú trước khi visa được cấp.

Nói một cách hình tượng, nếu visa Nhật Bản là chiếc “vé” cho phép bạn nhập cảnh thì COE chính là “chứng nhận đủ điều kiện” để bạn được cấp chiếc vé đó. Cụ thể, khi xét cấp COE, Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ thẩm tra lý lịch, mục đích chuyến đi, năng lực và các điều kiện của bạn (cũng như của đơn vị bảo lãnh tại Nhật). Nếu mọi điều kiện phù hợp với quy định pháp luật (ví dụ: bạn đã được một trường Nhật chấp nhận học, hoặc được một công ty Nhật tuyển dụng hợp pháp...), thì COE sẽ được cấp. Khi đã có COE, việc xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản ở Việt Nam sẽ thuận lợi và gần như chắc chắn vì bạn đã trải qua khâu xét duyệt chính ở phía Nhật Bản.

COE là bắt buộc đối với visa dài hạn (trên 90 ngày). Ngược lại, với những trường hợp sang Nhật ngắn hạn dưới 90 ngày (như du lịch, công tác, thăm thân nhân), chính phủ Nhật không yêu cầu COE. Những diện ngắn hạn này thường xin visa thẳng mà không cần bước xét COE. Tuy nhiên, với tất cả các diện lưu trú dài hạn phổ biến như du học sinh, thực tập sinh kỹ năng, lao động kỹ thuật, kỹ năng đặc định, đoàn tụ gia đình, định cư..., COE đều là giấy tờ bắt buộc phải có. Thiếu COE, bạn sẽ không thể xin được visa dài hạn, đồng nghĩa với việc không thể nhập cảnh và ở lại Nhật Bản hợp pháp. Thậm chí, nếu cố tình lưu trú quá 90 ngày không có COE/visa phù hợp, bạn có thể bị trục xuất khỏi Nhật Bản. Vì vậy, COE giữ vai trò pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo chỉ những người đủ điều kiện theo luật định mới được nhập cảnh và ở lại Nhật Bản lâu dài.

Tóm lại, mục đích của COE là đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ cho người nước ngoài trước khi nhập cảnh Nhật Bản. COE giúp chính phủ Nhật kiểm soát và sàng lọc người nhập cư ngay từ đầu, đồng thời giúp người xin visa đơn giản hóa thủ tục tại Đại sứ quán (vì hồ sơ đã được phê duyệt một phần). Có COE trong tay, bạn đã vượt qua “cửa ải” quan trọng nhất; bước còn lại xin visa sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều.

2. Các loại COE Nhật Bản phổ biến hiện nay

Nhật Bản hiện có khoảng 27 – 30 loại tư cách lưu trú khác nhau dành cho người nước ngoài, tùy mục đích nhập cảnh (theo quy định cập nhật của chính phủ Nhật Bản). Tương ứng, COE được cấp theo từng loại tư cách lưu trú cụ thể. Dưới đây là những loại COE phổ biến nhất đối với du học sinh và người lao động Việt Nam:

2.1. COE diện du học (留学)

COE diện du học Nhật Bản được cấp cho các trường hợp sang Nhật với mục đích học tập tại các trường tiếng, cao đẳng, đại học hoặc sau đại học. Để được cấp COE du học, ứng viên cần có thư mời nhập học hoặc giấy báo trúng tuyển từ một cơ sở giáo dục tại Nhật. Đơn vị trường học bên Nhật sẽ đóng vai trò bảo lãnh và nộp hồ sơ COE cho du học sinh. COE du học chứng minh rằng bạn đã được chấp nhận vào học tại Nhật và có đủ điều kiện (học lực, tài chính, kế hoạch học tập rõ ràng) để theo học.

Về mặt thủ tục, COE du học yêu cầu hồ sơ bao gồm: đơn xin COE, ảnh thẻ, bản sao hộ chiếu, giấy nhập học (入学許可書) do trường cấp, bằng cấp và bảng điểm cao nhất, chứng chỉ tiếng Nhật (nếu có), giấy tờ chứng minh năng lực tài chính của người bảo trợ (thường là sổ tiết kiệm, xác nhận thu nhập của phụ huynh). Thời gian lưu trú thường cấp cho du học sinh là 1 năm hoặc 1 năm 3 tháng (tùy kỳ nhập học), sau đó có thể gia hạn tư cách lưu trú mỗi năm cho đến khi hoàn thành khóa học. COE du học là nền tảng để xin visa du học Nhật Bản. Khi cầm COE du học tới Đại sứ quán Nhật, bạn sẽ được cấp visa du học với tỷ lệ gần như tuyệt đối, miễn là hồ sơ không có thay đổi bất thường.

2.2. COE diện thực tập sinh kỹ năng (技能実習)

COE diện thực tập sinh kỹ năng áp dụng cho người lao động sang Nhật theo chương trình thực tập kỹ năng (tu nghiệp sinh). Đây là chương trình phổ biến dành cho lao động Việt Nam đi Nhật làm việc có thời hạn (thường 1-3 năm) nhằm học hỏi kỹ thuật và kinh nghiệm trong các ngành nghề cơ bản. COE thực tập sinh do xí nghiệp tiếp nhận tại Nhật hoặc nghiệp đoàn quản lý thực tập sinh bảo lãnh xin cấp. Hồ sơ COE sẽ chứng minh bạn được một doanh nghiệp Nhật Bản chấp nhận vào thực tập có trả lương theo đúng chương trình, và bạn đáp ứng các yêu cầu của chương trình này.

Để xin COE thực tập sinh, cần chuẩn bị: đơn xin COE, ảnh thẻ, hộ chiếu, hợp đồng thực tập hoặc thư tiếp nhận thực tập do công ty Nhật cung cấp, kế hoạch đào tạo chi tiết (do nghiệp đoàn/đơn vị tiếp nhận lập), giấy chứng nhận trình độ học vấn (tối thiểu tốt nghiệp THPT), giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp (nếu được yêu cầu) và các giấy tờ liên quan khác. COE thực tập sinh khẳng định rằng người lao động sẽ tham gia chương trình thực tập kỹ năng hợp pháp. Sau khi có COE, ứng viên nộp hồ sơ xin visa thực tập sinh tại Đại sứ quán. Vai trò của COE giúp đảm bảo thực tập sinh sang Nhật đúng mục đích, đúng nơi làm việc và ngành nghề đã đăng ký, ngăn chặn tình trạng cư trú bất hợp pháp.

2.3. COE diện kỹ năng đặc định (特定技能)

COE diện kỹ năng đặc định được cấp theo chương trình visa kỹ năng đặc định – một loại visa mới được Nhật Bản triển khai vài năm gần đây nhằm thu hút lao động nước ngoài có kỹ năng trong một số ngành nghề thiếu hụt nhân lực. Visa kỹ năng đặc định có hai loại: loại 1 (5 năm, cho 14 ngành nghề như điều dưỡng, xây dựng, nông nghiệp, dịch vụ ăn uống...) và loại 2 (thời hạn dài hơn và có cơ hội xin vĩnh trú, áp dụng cho một số ngành hạn chế).

Để xin COE theo diện này, ứng viên phải đáp ứng điều kiện chuyên môn: thường là đã đỗ kỳ thi đánh giá kỹ năng đặc định và kỳ thi tiếng Nhật theo quy định cho ngành nghề dự tuyển. Hồ sơ xin COE kỹ năng đặc định sẽ do doanh nghiệp Nhật Bản tuyển dụng bạn đứng ra bảo lãnh. Các giấy tờ chính gồm: đơn xin COE, ảnh, hộ chiếu, hợp đồng lao động đặc định, giấy chứng nhận đã vượt qua kỳ thi kỹ năng đặc định (Skill Evaluation Test) và tiếng Nhật (JLPT hoặc JFT-Basic tùy yêu cầu), bằng cấp học vấn (nếu có liên quan), và các tài liệu chứng minh doanh nghiệp tiếp nhận đủ điều kiện. COE kỹ năng đặc định xác nhận bạn được phép làm việc tại Nhật Bản trong lĩnh vực cụ thể với tư cách lao động có kỹ năng. Sau khi nhận COE, bạn sẽ xin visa kỹ năng đặc định tương ứng (loại 1 hoặc 2) tại Đại sứ quán. Loại visa này cho phép bạn làm việc toàn thời gian tại Nhật và có mức lương như lao động Nhật trong cùng vị trí.

2.4. COE diện kỹ sư, lao động trình độ cao

Đối với những người sang Nhật làm việc theo diện kỹ sư, chuyên gia hoặc lao động tay nghề cao, COE cũng là yêu cầu tiên quyết. Nhóm này bao gồm nhiều tư cách lưu trú khác nhau, như: Kỹ sư/Chuyên viên nhân văn/Chuyên gia quốc tế (ký hiệu visa 技術・人文知識・国際業務) – thường gọi chung là visa kỹ sư; Kinh doanh/Quản lý (visa cho nhà quản lý, đầu tư); Lao động tay nghề cao (高度専門職) theo thang điểm... Mục đích chung là thu hút nhân lực chất lượng cao từ nước ngoài vào làm việc, nghiên cứu tại Nhật.

Với COE diện kỹ sư/chuyên gia, đơn vị bảo lãnh sẽ là công ty hoặc tổ chức tuyển dụng bạn vào làm việc tại Nhật. Hồ sơ xin COE tập trung vào việc chứng minh bạn có trình độ chuyên môn phù hợp công việc: ví dụ bằng đại học/cao đẳng đúng chuyên ngành, hợp đồng lao động hoặc thư mời làm việc từ công ty Nhật, sơ yếu lý lịch và kinh nghiệm làm việc, chứng chỉ chuyên ngành (nếu cần), giấy tờ về tư cách pháp nhân của công ty tuyển dụng (đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, giải trình nhu cầu tuyển người nước ngoài...). Đối với diện kỹ sư, yêu cầu thường là ứng viên có bằng cấp từ cao đẳng trở lên hoặc kinh nghiệm tương đương trong lĩnh vực sẽ làm việc. COE diện này khẳng định người lao động có chuyên môn và sẽ làm việc hợp pháp tại Nhật Bản. Sau khi nhận COE, ứng viên xin visa lao động (kỹ sư/chuyên gia) tại Việt Nam. Visa lao động dạng này thường có thời hạn 1 năm hoặc 3 năm (tùy hợp đồng và xét duyệt), và có thể gia hạn lâu dài, thậm chí đủ điều kiện có thể xin visa định cư hoặc vĩnh trú sau này.

2.5. Các loại COE khác

Bên cạnh các loại COE phổ biến trên, còn nhiều loại tư cách lưu trú khác mà người nước ngoài có thể xin COE tương ứng, chẳng hạn như: COE đoàn tụ gia đình (dành cho vợ/chồng/con của người đang cư trú hợp pháp tại Nhật), COE định cư lâu dài (dành cho trường hợp định cư theo diện bảo lãnh gia đình hoặc lý do đặc biệt), COE tu nghiệp nghiên cứu (cho nghiên cứu sinh, thực tập sau đại học), COE lao động tôn giáo, ngoại giao, nghệ thuật, thể thao,... Mỗi loại sẽ có những yêu cầu và giấy tờ đặc thù. Tuy nhiên, quy trình chung để xin các loại COE này vẫn tương tự: cần một đơn vị/ cá nhân bảo lãnh tại Nhật và hồ sơ chứng minh mục đích lưu trú hợp pháp rõ ràng.

Dù bạn thuộc diện nào, điều quan trọng cần nhớ là **COE chỉ chứng nhận tư cách lưu trú cho một mục đích cụ thể. Bạn phải sang Nhật và hoạt động đúng với mục đích, công việc ghi trong COE (ví dụ: COE du học thì sang Nhật học tập, không được đi làm toàn thời gian; COE lao động kỹ sư thì phải làm đúng công việc, không thể dùng COE đó để đi học…). Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình xin cấp COE tại Nhật Bản diễn ra như thế nào và cần chuẩn bị những gì.

3. Quy trình xin cấp COE Nhật Bản (Certificate of Eligibility)

Thủ tục xin cấp COE Nhật Bản trải qua một quy trình nhiều bước và được thực hiện chủ yếu tại Nhật Bản thông qua đơn vị bảo lãnh. Dưới đây là quy trình chung theo quy định pháp luật Nhật Bản:

Bước 1: Xác định tư cách lưu trú và tìm đơn vị bảo lãnh phù hợp.

Trước tiên, bạn cần xác định mình thuộc diện lưu trú nào (du học, lao động, đoàn tụ...). Dựa vào đó, tìm một đơn vị tại Nhật chấp nhận bảo lãnh cho bạn: ví dụ trường Nhật ngữ/đại học (đối với du học), công ty tuyển dụng (đối với lao động), nghiệp đoàn tiếp nhận (đối với thực tập sinh), hoặc người thân (đối với diện bảo lãnh gia đình). Đơn vị bảo lãnh này sẽ đứng ra nộp đơn xin COE cho bạn tại Nhật. Họ cần có tư cách pháp nhân hợp lệ và đáp ứng các điều kiện theo luật (ví dụ: trường phải được phép nhận du học sinh quốc tế, công ty phải chứng minh đủ khả năng sử dụng lao động nước ngoài,...).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin COE đầy đủ.

Bạn (người xin COE) phối hợp với đơn vị bảo lãnh để tập hợp bộ hồ sơ giấy tờ cần thiết (chi tiết về hồ sơ sẽ được trình bày ở mục sau). Thông thường, bạn sẽ gửi các giấy tờ cá nhân từ Việt Nam cho phía bảo lãnh Nhật Bản, họ sẽ hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của Cục xuất nhập cảnh. Mọi tài liệu bằng tiếng Việt phải được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh theo quy định. Việc chuẩn bị hồ sơ phải chính xác và đầy đủ; chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến chậm trễ hoặc từ chối COE.

Bước 3: Nộp hồ sơ COE tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản.

Đơn vị bảo lãnh (hoặc đại diện ủy quyền) sẽ nộp hồ sơ xin COE tới Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tại địa phương nơi người bảo lãnh cư trú hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Ở Nhật có nhiều văn phòng xuất nhập cảnh vùng (Tokyo, Osaka, Fukuoka,...). Hồ sơ sau khi nộp sẽ được cơ quan này tiếp nhận và cấp biên nhận hồ sơ. Lưu ý, người xin COE ở Việt Nam thường không thể tự mình nộp đơn trực tiếp mà phải thông qua đại diện tại Nhật.

Bước 4: Chờ xét duyệt hồ sơ COE.

Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản sẽ tiến hành thẩm tra hồ sơ. Thời gian xét duyệt COE thông thường khoảng 1–3 tháng tùy vào từng trường hợp và khối lượng hồ sơ xử lý của từng nơi. Một số trường hợp đặc biệt có thể nhanh hơn (vài tuần) hoặc chậm hơn (trên 3 tháng) nếu cần bổ sung, xác minh thêm. Trong thời gian này, cơ quan xét duyệt có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc phỏng vấn qua đơn vị bảo lãnh nếu có điểm chưa rõ. Người bảo lãnh tại Nhật có trách nhiệm theo dõi quá trình và phản hồi kịp thời.

Bước 5: Nhận kết quả COE.

Sau quá trình xem xét, Cục Xuất nhập cảnh sẽ đưa ra quyết định: cấp COE hoặc từ chối. Nếu COE được chấp thuận, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (bản giấy) và gửi về địa chỉ của người bảo lãnh tại Nhật. Trong trường hợp bị từ chối, cơ quan sẽ gửi thông báo nêu lý do (thường bằng mã lý do). Người bảo lãnh sẽ nhận kết quả và thông báo cho bạn. Lưu ý: Hiện nay, Nhật Bản cũng đã triển khai COE điện tử cho một số trường hợp, khi đó kết quả có thể nhận dưới dạng văn bản điện tử (PDF) thay vì bản cứng.

Bước 6: Gửi COE về Việt Nam cho người xin visa.

Ngay khi nhận được COE bản gốc (hoặc bản in từ COE điện tử), đơn vị bảo lãnh sẽ chuyển cho bạn ở Việt Nam. Thông thường, trường học hoặc công ty sẽ gửi bản gốc COE bằng dịch vụ chuyển phát quốc tế nhanh để bạn sớm có giấy tờ trong tay. Đây là bước rất quan trọng, vì khi xin visa bạn bắt buộc phải nộp COE (bản gốc hoặc bản do cơ quan Nhật in cấp có mã xác thực).

Bước 7: Sử dụng COE để xin visa Nhật Bản tại Việt Nam.

Sau khi có COE, bạn cần chuẩn bị tiếp hồ sơ để nộp xin visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản (tùy khu vực bạn ở). Hồ sơ xin visa sẽ bao gồm: Hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh thẻ đúng kích cỡ, bản gốc COE, và một số giấy tờ phụ thuộc vào loại visa (ví dụ: với visa lao động cần kèm hợp đồng lao động, với visa du học cần kèm giấy nhập học, biên lai học phí,...). Đại sứ quán sẽ kiểm tra COE và các giấy tờ liên quan. Nhờ có COE, thời gian xét cấp visa thường nhanh (khoảng 1 tuần làm việc) và thủ tục đơn giản hơn nhiều so với trường hợp không có COE.

Bước 8: Nhập cảnh Nhật Bản.

Sau khi được cấp visa dán vào hộ chiếu, bạn có thể đặt vé máy bay và nhập cảnh Nhật Bản. Lúc nhập cảnh, bạn mang theo hộ chiếu có visa và COE (phòng trường hợp cần xuất trình đối chiếu). Thông thường, nhân viên xuất nhập cảnh tại sân bay sẽ thu lại bản gốc COE của bạn và đối chiếu với thông tin visa. Sau đó, bạn sẽ được cấp Thẻ cư trú (Residence Card) tại chỗ nếu visa của bạn có thời hạn trên 3 tháng. Từ thời điểm nhập cảnh, visa của bạn chính thức có hiệu lực và bạn mang tư cách lưu trú hợp pháp tương ứng như ghi trên thẻ cư trú.

Quy trình trên có thể tóm gọn là: Xin COE tại Nhật -> Nhận COE -> Xin visa tại Việt Nam -> Nhập cảnh Nhật. Đây là quy trình chuẩn theo pháp luật Nhật Bản. Trong thực tế, quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bạn và đơn vị bảo lãnh. Để tăng khả năng đậu COE và rút ngắn thời gian chờ, bạn nên chuẩn bị hồ sơ thật kỹ lưỡng ngay từ đầu. Nếu cảm thấy khó khăn, hãy cân nhắc tìm đến các công ty tư vấn du học – xuất khẩu lao động uy tín để được hướng dẫn chi tiết (chúng tôi sẽ đề cập ở phần cuối bài).

Lưu ý: Thủ tục xin COE tại Nhật hiện không thu lệ phí nhà nước, nên bạn không phải đóng phí cho cơ quan xuất nhập cảnh khi nộp đơn. Tuy nhiên, khi xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Việt Nam, bạn sẽ cần nộp lệ phí visa (khoảng 610.000 VNĐ cho visa một lần nhập cảnh, theo quy định năm 2023, mức phí có thể thay đổi). Hãy chuẩn bị tài chính cho bước này.

4. Hồ sơ, giấy tờ cần thiết để xin COE Nhật Bản

Việc chuẩn bị hồ sơ xin COE đòi hỏi sự cẩn thận và đầy đủ, bởi chỉ cần thiếu một giấy tờ hoặc thông tin không chính xác có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Dưới đây là những giấy tờ cơ bản thường được yêu cầu khi xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE):

• Đơn xin cấp COE: Theo mẫu của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản (mẫu này do đơn vị bảo lãnh điền, có thông tin về người xin và đơn vị bảo lãnh, mục đích lưu trú, cam kết...). Thông tin trên đơn phải chính xác tuyệt đối, không tẩy xóa. Mẫu đơn khác nhau tùy loại tư cách lưu trú, nhưng thường được cung cấp trên website của Cục xuất nhập cảnh hoặc tại văn phòng xuất nhập cảnh địa phương.
• Ảnh thẻ: Kích thước ảnh thường là 3cm x 4cm (hoặc 4cm x 3cm) nền trắng, chụp chính diện, không đội mũ, chụp trong vòng 3-6 tháng gần nhất. Ảnh cần rõ mặt, đúng tiêu chuẩn hộ chiếu.
• Hộ chiếu: Bản photocopy trang thông tin hộ chiếu của người xin COE (trang có ảnh và thông tin cá nhân). Hộ chiếu phải còn hạn đủ dài (tối thiểu 1-2 năm tùy trường hợp). Khi nộp hồ sơ, có thể chỉ cần bản sao, nhưng sau này khi nhận COE và xin visa sẽ dùng bản gốc để đối chiếu.
• Sơ yếu lý lịch và CV: Bản sơ yếu lý lịch hoặc CV của người xin COE, ghi rõ quá trình học tập, làm việc từ trước đến nay. Tài liệu này giúp phía Nhật Bản hiểu được bối cảnh học vấn, kinh nghiệm của bạn, xem có phù hợp với tư cách lưu trú xin cấp không (đặc biệt quan trọng với diện du học, kỹ sư).
• Bằng cấp, chứng chỉ: Bản sao bằng tốt nghiệp cao nhất và bảng điểm/học bạ tương ứng. Ví dụ: nếu xin COE du học đại học, cần bằng tốt nghiệp THPT và học bạ; xin COE học thạc sĩ thì cần bằng đại học; xin COE kỹ sư cần bằng cao đẳng/đại học chuyên ngành; thực tập sinh cần bằng THPT (có thể kèm chứng chỉ nghề nếu có). Nếu có chứng chỉ ngoại ngữ (tiếng Nhật, tiếng Anh) thì nên bổ sung để tăng sức thuyết phục.
• Giấy tờ chứng minh năng lực tài chính: Đặc biệt quan trọng cho diện du học và đoàn tụ gia đình. Đây có thể là sổ tiết kiệm (bản sao kê hoặc xác nhận số dư ngân hàng với số tiền đủ chi trả học phí, sinh hoạt), chứng nhận thu nhập của người bảo trợ tài chính (ví dụ: giấy xác nhận lương, biên lai thuế thu nhập, giấy phép kinh doanh nếu là chủ doanh nghiệp, v.v.). Mục đích là chứng minh bạn có đủ kinh phí để sinh sống tại Nhật theo thời gian lưu trú dự kiến, tránh gánh nặng cho xã hội Nhật. Thông thường, du học sinh cần chứng minh khoảng 500 triệu – 800 triệu VNĐ trong tài khoản tiết kiệm và thu nhập ổn định của phụ huynh.
• Giấy tờ minh chứng mục đích lưu trú hợp pháp: Tùy từng diện sẽ có giấy tờ tương ứng:
  • Du học: Giấy Nhập học (入学許可書) do trường tại Nhật cấp; kế hoạch học tập; thư giới thiệu (nếu có).
  • Thực tập sinh: Hợp đồng thực tập hoặc Thỏa thuận tiếp nhận thực tập sinh; Giấy tiếp nhận tu nghiệp của nghiệp đoàn; chương trình đào tạo.
  • Kỹ năng đặc định: Hợp đồng lao động đặc định; Giấy chứng nhận đỗ kỳ thi kỹ năng và tiếng Nhật; kế hoạch hỗ trợ của công ty tiếp nhận (theo yêu cầu chương trình).
  • Kỹ sư/lao động trình độ cao: Hợp đồng lao động hoặc Thư mời làm việc từ công ty Nhật; bản mô tả công việc; giấy tờ của công ty (đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính) để chứng minh tính hợp pháp và nhu cầu tuyển dụng.
  • Đoàn tụ gia đình: Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình (giấy kết hôn nếu bảo lãnh vợ/chồng, giấy khai sinh nếu bảo lãnh con…); bản sao thẻ cư trú của người bảo lãnh đang ở Nhật; cam kết bảo trợ của người bảo lãnh.
  • Định cư/vĩnh trú: Các giấy tờ theo yêu cầu riêng (thường rất phức tạp, bao gồm chứng minh thời gian cư trú, đóng thuế, lý do đặc biệt, v.v.).
• Giấy tờ cá nhân khác (nếu được yêu cầu): Giấy khám sức khỏe (đôi khi yêu cầu cho thực tập sinh, du học sinh – ví dụ kết quả X-quang phổi, xét nghiệm lao phổi); Lý lịch tư pháp số 2 (nhiều trường hợp lao động, thực tập sinh cần để chứng minh không có tiền án); Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc (với diện kỹ sư nếu cần chứng minh kinh nghiệm thay cho bằng cấp); Bản sao chứng minh thư/căn cước; Giấy khai sinh (nếu cần thiết để đối chiếu tên tuổi, đặc biệt khi hồ sơ du học sinh có bố mẹ bảo trợ tài chính)...
• Bản dịch thuật công chứng: Tất cả giấy tờ do Việt Nam cấp (bằng cấp, giấy khai sinh, lý lịch tư pháp, sổ tiết kiệm…) phải được dịch sang tiếng Nhật (hoặc tiếng Anh nếu phía Nhật chấp nhận) và công chứng xác nhận bản dịch. Thông thường phía trường học hoặc công ty Nhật có thể cung cấp mẫu dịch hoặc hướng dẫn, nhưng bạn nên chuẩn bị dịch thuật sẵn để tránh chậm trễ.

Hồ sơ xin COE có thể khác nhau đôi chút tùy theo yêu cầu của cục xuất nhập cảnh từng địa phương tại Nhật và tùy trường hợp cụ thể. Chẳng hạn, có nơi yêu cầu thêm ảnh gia đình, sơ đồ gia phả (đối với bảo lãnh vợ/chồng) hoặc bản tự thuật lý do chọn Nhật Bản du học... Do vậy, tốt nhất bạn nên kiểm tra hướng dẫn hồ sơ của đơn vị bảo lãnh hoặc từ trang web chính thức của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản trước khi nộp.

Mẹo nhỏ: Hãy sao lưu nhiều bản cho mỗi loại giấy tờ và giữ một bộ hồ sơ gốc đầy đủ bên mình. Gửi bản chính khi được yêu cầu (ví dụ bản gốc bằng tốt nghiệp THPT có thể được yêu cầu nộp để đối chiếu khi xin COE du học). Kiểm tra kỹ thông tin trên mọi giấy tờ (tên, ngày sinh, số hộ chiếu…) phải thống nhất chính xác. Nếu có sự khác biệt (ví dụ tên trên bằng cấp khác tên trên hộ chiếu do viết tắt hoặc thiếu dấu), hãy bổ sung giấy giải thích hoặc xác nhận của địa phương.

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu không chỉ tăng khả năng đỗ COE mà còn tiết kiệm thời gian, công sức. Nhiều ứng viên gặp rắc rối do chuẩn bị thiếu giấy tờ, phải bổ sung qua lại gây trễ kỳ nhập học hoặc lỡ thời gian xuất cảnh. Trong trường hợp bạn cảm thấy khó khăn khi tự chuẩn bị hồ sơ, dịch vụ hỗ trợ làm hồ sơ của các công ty tư vấn uy tín (như Việt Trí Group) có thể giúp bạn rà soát, dịch thuật và sắp xếp hồ sơ đúng chuẩn quy định, giảm thiểu rủi ro sai sót.

5. Những lý do thường gặp khiến hồ sơ COE bị từ chối và cách khắc phục

Mặc dù COE là bước “cửa ải” quan trọng, không ít trường hợp hồ sơ bị từ chối cấp COE (hay còn gọi là “trượt COE”). Dưới đây là những lý do phổ biến khiến COE không được chấp thuận và gợi ý cách khắc phục cho lần nộp sau:

• Hồ sơ thiếu hoặc thông tin không chính xác: Đây là lý do hàng đầu. Việc thiếu giấy tờ quan trọng (như thiếu bằng cấp, thiếu bản dịch, thiếu ảnh,...) hoặc điền sai thông tin (sai số hộ chiếu, sai tên, nhầm lẫn mục đích visa,...) sẽ khiến hồ sơ không hợp lệ. Khắc phục: Luôn kiểm tra kỹ checklist hồ sơ trước khi nộp. Nếu cục xuất nhập cảnh yêu cầu bổ sung, hãy hoàn thiện ngay. Tốt nhất, nhờ người có kinh nghiệm kiểm tra trước. Các công ty tư vấn chuyên nghiệp (ví dụ Việt Trí Group) có thể giúp rà soát hồ sơ, đảm bảo không bỏ sót mục nào.
• Không đủ điều kiện của tư cách lưu trú xin cấp: Mỗi loại COE đều có tiêu chí nhất định. Ví dụ: Du học sinh không chứng minh được tài chính hoặc mục đích học tập rõ ràng, khả năng tiếng Nhật quá kém cũng có thể bị đánh trượt vì lo ngại sẽ bỏ trốn hoặc không theo nổi học. Lao động kỹ sư không có bằng cấp/kinh nghiệm phù hợp cũng không đạt điều kiện cấp COE lao động. Khắc phục: Hãy đảm bảo bạn đáp ứng mọi yêu cầu cơ bản trước khi nộp. Bổ sung các minh chứng thuyết phục về tài chính (tăng số dư tiết kiệm, bảo trợ tài chính rõ ràng hơn), nâng cao năng lực tiếng Nhật (có chứng chỉ tiếng Nhật như JLPT nếu đi du học), đính kèm giải trình nếu hồ sơ bạn có điểm yếu.
• Đơn vị bảo lãnh bị thiếu uy tín hoặc không đủ tư cách: Trường hợp này xảy ra khi trường học hoặc công ty bảo lãnh có vấn đề, ví dụ: trường Nhật ngữ nằm trong danh sách bị giám sát do nhiều du học sinh bỏ trốn, công ty Nhật bảo lãnh mới thành lập và chưa từng tiếp nhận người nước ngoài, hoặc nghiệp đoàn thực tập sinh bị phạt trước đó... Cục xuất nhập cảnh sẽ khắt khe hơn hoặc từ chối COE nếu đơn vị bảo lãnh không đáng tin. Khắc phục: Tìm đến các đơn vị bảo lãnh uy tín và có lịch sử tốt. Bạn nên nhờ tư vấn từ những người đi trước hoặc các công ty môi giới tin cậy để chọn trường, chọn công ty Nhật phù hợp. Tránh các cơ sở có “tiếng xấu” vì hồ sơ của bạn có thể bị đánh rớt do yếu tố khách quan này.
• Nghi ngờ mục đích lưu trú hoặc lo ngại cư trú bất hợp pháp: Nếu hồ sơ của bạn khiến phía xét duyệt hoài nghi về mục đích thực sự, họ có thể từ chối. Ví dụ: một số thực tập sinh đăng ký ngành nghề A nhưng trong hồ sơ học vấn/kinh nghiệm lại không liên quan gì đến ngành đó, gây nghi ngờ sang Nhật không phải để học mà để lao động phổ thông. Hoặc du học sinh 30 tuổi mới đi học tiếng Nhật, bị nghi là trá hình để lao động. Khắc phục: Trong những trường hợp “nhạy cảm”, cần thư giải trình rõ ràng gửi kèm hồ sơ, giải thích lý do lựa chọn chương trình, khẳng định cam kết sẽ thực hiện đúng mục đích. Đơn vị bảo lãnh nên hỗ trợ viết giải trình thuyết phục giúp bạn. Chứng minh thêm các ràng buộc trở về nước hoặc kế hoạch hợp lý sau tốt nghiệp cũng hữu ích.
• Phát hiện thông tin sai lệch hoặc giả mạo: Nếu bạn khai man hoặc dùng giấy tờ giả (ví dụ làm giả giấy chứng nhận thu nhập, chỉnh sửa bảng điểm, khai man tình trạng hôn nhân...), khả năng rất cao hồ sơ sẽ bị từ chối ngay lập tức. Hơn nữa, bạn có thể bị cấm nộp lại COE trong một thời gian (thường ít nhất 6 tháng đến 1 năm) hoặc thậm chí bị cấm nhập cảnh vĩnh viễn nếu lỗi nghiêm trọng. Khắc phục: Tuyệt đối trung thực trong khai báo và sử dụng giấy tờ. Nếu đã trượt do lỗi này, bạn cần thành thật hoàn toàn ở lần nộp sau và có lý do giải trình cho sai sót trước (tuy nhiên cơ hội được duyệt lại thường rất thấp nếu từng gian dối).
• Người xin COE có tiền sử vi phạm luật nhập cư Nhật Bản: Ví dụ, bạn từng ở quá hạn visa, từng bị trục xuất khỏi Nhật, hoặc từng phạm tội tại Nhật. Những trường hợp này gần như chắc chắn bị từ chối COE. Thông tin của bạn đã nằm trong hệ thống của Cục xuất nhập cảnh. Khắc phục: Thật tiếc là nếu bạn bị cấm nhập cảnh một thời gian (ví dụ 5 năm kể từ ngày bị trục xuất) thì phải chờ hết thời hạn cấm mới có thể xin lại COE. Hãy tuân thủ luật pháp và tránh tái phạm. Nếu vi phạm nhẹ và đã lâu, có thể nhờ đơn vị bảo lãnh viết thư cam kết bảo lãnh đặc biệt, nhưng tỷ lệ thành công không cao.

Ngoài ra, còn một số lý do khác như hồ sơ nộp sai thời điểm, chỉ tiêu có hạn (ví dụ chỉ tiêu tiếp nhận thực tập sinh của một nghiệp đoàn trong năm đã đầy), hoặc những lỗi kỹ thuật hiếm gặp. Trong mọi trường hợp bị từ chối, Cục xuất nhập cảnh đều thông báo mã lý do cho đơn vị bảo lãnh. Hãy yêu cầu đơn vị bảo lãnh cung cấp cho bạn thông tin này và cùng phân tích để rút kinh nghiệm cho lần sau. Thông thường, sau khi trượt COE, bạn phải chờ khoảng 6 tháng mới có thể nộp lại hồ sơ xin COE mới (tránh trường hợp nộp đi nộp lại liên tục). Hãy tận dụng thời gian đó để khắc phục mọi thiếu sót trong hồ sơ: bổ sung tài chính, học thêm tiếng, tìm bảo lãnh mới uy tín hơn, chuẩn bị giấy tờ kỹ lưỡng.

Điều quan trọng nhất là chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu để tránh rơi vào tình huống trượt COE. Đối với người lần đầu làm thủ tục, việc tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn hoặc những anh chị đi trước là rất hữu ích. Một bộ hồ sơ được chuyên viên dày dặn kinh nghiệm (như đội ngũ Việt Trí Group) kiểm tra sẽ giảm đáng kể nguy cơ bị từ chối, giúp bạn hiện thực hóa giấc mơ Nhật Bản suôn sẻ hơn.

6. Lưu ý pháp lý khi sử dụng COE để nhập cảnh và chuyển đổi tư cách lưu trú

Sau khi đã có Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) và visa, bạn cũng cần nắm rõ một số lưu ý pháp lý quan trọng trong quá trình sử dụng COE để nhập cảnh Nhật Bản và khi chuyển đổi tư cách lưu trú sau này:

• Thời hạn hiệu lực của COE: COE có thời hạn hiệu lực là 3 tháng kể từ ngày được cấp (ngày ký trên giấy). Bạn phải sử dụng COE trong khoảng thời gian này để xin visa và nhập cảnh vào Nhật Bản. Nếu quá 3 tháng từ ngày cấp mà bạn chưa nhập cảnh, COE sẽ hết hiệu lực. Khi đó, dù bạn có giấy trong tay, Đại sứ quán cũng sẽ từ chối cấp visa (hoặc visa cấp rồi nhưng chưa kịp nhập cảnh trước hạn cũng không còn giá trị). Lưu ý: Trong trường hợp bất khả kháng khiến bạn không thể nhập cảnh kịp (ví dụ hoãn chuyến đi do dịch bệnh), phía Nhật Bản có thể có hướng dẫn gia hạn đặc biệt cho COE, nhưng thông thường bạn sẽ phải xin COE mới từ đầu. Do vậy, hãy lên kế hoạch nhập cảnh sớm ngay sau khi nhận COE.
• COE gốc cần xuất trình khi xin visa và nhập cảnh: Khi nộp hồ sơ xin visa, bạn phải nộp bản gốc COE (ĐSQ sẽ kiểm tra và thường giữ lại bản gốc này, sau đó trả lại cho bạn khi trả kết quả visa hoặc đóng dấu xác nhận đã dùng). Lúc nhập cảnh, nên mang theo COE bên người. Nhân viên hải quan có thể đối chiếu COE với visa của bạn. Thông thường, họ sẽ thu lại COE gốc để lưu hồ sơ và đóng dấu vào hộ chiếu hoặc thẻ cư trú của bạn. Hãy photo COE ra vài bản trước khi nộp, phòng trường hợp thất lạc. Nếu COE bị mất trước khi xin visa, bạn cần báo ngay cho đơn vị bảo lãnh để xin cấp lại bản sao hoặc cấp lại COE (việc này phức tạp, nên cố gắng giữ kỹ COE).
• COE chỉ có giá trị cho tư cách lưu trú được ghi: Trên COE sẽ ghi rõ loại tư cách lưu trú (ví dụ: 「留学」 cho du học, 「技術・人文知識・国際業務」cho kỹ sư, v.v.), kèm thông tin người bảo lãnh và thời gian lưu trú dự kiến. Bạn không thể dùng COE sai mục đích. Ví dụ: không thể lấy COE du học để đi làm, hoặc COE thực tập sinh để chuyển sang học đại học. Mỗi COE gắn với một loại visa nhất định, và Đại sứ quán sẽ đối chiếu rất kỹ. Nếu bạn thay đổi ý định (ví dụ ban đầu định du học nhưng sau đó lại muốn chuyển sang dạng lao động), bạn phải làm lại hồ sơ xin COE mới phù hợp loại visa mới.
• Chuyển đổi tư cách lưu trú khi ở Nhật: Nhiều người thắc mắc liệu có thể dùng COE để chuyển đổi visa khi đang ở Nhật không. Thực tế, COE chỉ phục vụ cho việc xin visa nhập cảnh ban đầu. Khi bạn đã ở Nhật và muốn chuyển đổi tư cách lưu trú (ví dụ: du học sinh tốt nghiệp muốn chuyển sang visa kỹ sư để ở lại làm việc, hoặc thực tập sinh muốn chuyển sang visa đặc định), bạn sẽ thực hiện thủ tục đổi tư cách lưu trú trực tiếp tại Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản, thay vì xin COE mới. Thủ tục này gọi là “thay đổi tư cách lưu trú” (在留資格変更). Bạn nộp hồ sơ tương tự như xin COE (gần như giống bộ hồ sơ xin COE cho visa mới) nhưng nộp nội địa, và nếu được chấp thuận, bạn sẽ được cấp thẻ cư trú mới tương ứng. Không cần xuất cảnh rồi nhập lại với COE mới. Tuy nhiên, nếu bạn đang ở Nhật với visa ngắn hạn (ví dụ diện du lịch) rồi tìm được công ty nhận bảo lãnh, thông thường bạn phải về nước xin COE và visa mới cho đúng diện, chứ không thể đổi trực tiếp từ du lịch sang lao động.
• Sử dụng COE để nhập cảnh lần đầu: COE chỉ dùng cho lần nhập cảnh đầu tiên theo diện lưu trú đó. Khi đã nhập cảnh và nhận thẻ cư trú, về sau bạn gia hạn lưu trú hay tái nhập cảnh (re-entry) không cần xin COE nữa, mà dùng chính thẻ cư trú và thủ tục gia hạn visa tại Nhật. Chỉ khi bạn kết thúc tư cách lưu trú đó và rời Nhật, sau này muốn quay lại Nhật với tư cách mới, bạn lại cần xin COE cho lần tiếp theo.
• COE không thay thế visa: Nhắc lại rằng COE không phải visa. Có COE không nghĩa là bạn tự do vào Nhật, bạn vẫn phải xin visa. Tuy nhiên, COE là điều kiện bắt buộc để được cấp visa (trừ các trường hợp đặc biệt miễn COE). Do đó, không được quên bước xin visa sau khi có COE. Nhiều bạn nghĩ cầm COE ra sân bay là bay sang Nhật được, điều này sai; bạn sẽ bị từ chối lên máy bay nếu hộ chiếu chưa có visa phù hợp.
• Những lưu ý khác: Sau khi nhập cảnh, trong vòng 14 ngày bạn phải đến đăng ký địa chỉ cư trú tại cơ quan hành chính địa phương ở Nhật (市役所/区役所) theo luật định, mang theo thẻ cư trú và hộ chiếu. Việc này không liên quan trực tiếp đến COE, nhưng là nghĩa vụ pháp lý khi bạn bắt đầu cuộc sống tại Nhật. Ngoài ra, luôn tuân thủ đúng phạm vi hoạt động cho phép theo tư cách lưu trú của mình (ví dụ: du học sinh chỉ được làm thêm tối đa 28h/tuần khi có giấy phép làm thêm; thực tập sinh không được tự ý bỏ ra ngoài làm việc khác...). Nếu vi phạm, bạn có thể bị hủy tư cách lưu trú và buộc về nước.

Tóm lại, COE là “tấm vé thông hành pháp lý” cho bước khởi đầu nhập cảnh. Hãy sử dụng nó đúng mục đích và đúng thời hạn. Khi đã ở Nhật, nếu có nhu cầu chuyển đổi visa, hãy làm theo đúng trình tự pháp luật Nhật Bản. Nếu bạn không chắc chắn về thủ tục, nên hỏi ý kiến chuyên gia hoặc liên hệ Cục xuất nhập cảnh để được hướng dẫn, tránh tự ý làm sai gây rắc rối cho tình trạng lưu trú của mình.

7. Các câu hỏi thường gặp về COE Nhật Bản

Dưới đây là giải đáp cho một số thắc mắc phổ biến liên quan đến Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) mà nhiều người đặt ra:

7.1. COE có phải là visa Nhật Bản không? COE khác gì với visa?

Không, COE không phải là visa. COE (Certificate of Eligibility) chỉ là giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú do Nhật Bản cấp trước, còn visa (thị thực) là do Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản cấp để cho phép bạn nhập cảnh. Nói cách khác, COE là điều kiện để xin visa. Bạn cần có COE thì mới được cấp visa lưu trú dài hạn. COE được cấp ở Nhật, còn visa được cấp ở nước bạn. Có COE gần như đảm bảo bạn sẽ được cấp visa tương ứng. Tuy nhiên, bạn vẫn phải nộp hồ sơ xin visa sau khi nhận COE, chứ COE không tự động cho phép nhập cảnh.

7.2. Ai là người nộp đơn xin COE? Tôi có tự xin COE được không?

Thông thường, bạn không thể tự nộp đơn xin COE trực tiếp từ Việt Nam. Theo quy định, đơn xin COE phải do một cá nhân/tổ chức đại diện tại Nhật Bản nộp. Người này được gọi là người bảo lãnh hoặc đại diện tiếp nhận. Ví dụ: trường tiếng Nhật nơi bạn trúng tuyển sẽ nộp COE cho du học sinh; công ty tuyển dụng nộp COE cho nhân viên nước ngoài; vợ/chồng người Nhật nộp COE bảo lãnh cho bạn đời. Bạn sẽ cung cấp giấy tờ và thông tin, còn người đại diện sẽ điền đơn và nộp tại Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản. Trường hợp bạn đang ở Nhật (ví dụ du học sinh muốn bảo lãnh vợ/chồng sang), bạn có thể tự mình đứng ra bảo lãnh và nộp đơn cho người thân. Nhưng nếu bạn còn ở Việt Nam, về cơ bản cần nhờ phía Nhật lo thủ tục COE. Hãy cẩn thận với những dịch vụ “trung gian” ở Việt Nam hứa hẹn nộp COE trực tiếp – thực chất họ cũng phải thông qua một đối tác bên Nhật.

7.3. Xin COE mất bao lâu? Có cách nào xin nhanh hơn không?

Thời gian xét duyệt COE thông thường khoảng 2 đến 3 tháng kể từ khi nộp hồ sơ lên Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản. Một số trường hợp cụ thể: du học thường 1-2 tháng; thực tập sinh khoảng 2 tháng; visa kỹ sư có thể 2-3 tháng tùy thời điểm; visa kỹ năng đặc định có thể lâu hơn nếu cần xác minh tay nghề... Hiện nay chưa có cách nào “xin nhanh” chính thức, bởi quy trình xét duyệt đòi hỏi thời gian để kiểm tra hồ sơ. Không có dịch vụ làm COE lấy nhanh trong vài tuần – nếu có ai quảng cáo, bạn nên cảnh giác. Tuy nhiên, bạn có thể chuẩn bị hồ sơ thật tốt và nộp sớm trước thời điểm dự định đi khoảng 3-4 tháng để chủ động. Đôi khi, nếu lý do rất đặc biệt (ví dụ trường hợp nhân đạo, khẩn cấp), cơ quan xuất nhập cảnh có thể xem xét đẩy nhanh, nhưng đó là ngoại lệ hiếm hoi. Nói chung, hãy kiên nhẫn chờ trong 3 tháng. Nếu quá 3 tháng chưa có kết quả, người bảo lãnh có thể liên hệ hỏi cơ quan xuất nhập cảnh về tình trạng hồ sơ.

7.4. COE có thời hạn hiệu lực bao lâu? Nếu COE hết hạn tôi phải làm gì?

COE sau khi được cấp có hiệu lực 3 tháng. Bạn cần dùng nó để xin visa và nhập cảnh vào Nhật trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp. Ví dụ: COE cấp ngày 1/1 thì muộn nhất khoảng 31/3 bạn phải nhập cảnh. Nếu COE hết hạn (do bạn chưa kịp sử dụng), bạn sẽ phải xin lại COE mới. Không có thủ tục “gia hạn COE” thông thường (trừ giai đoạn đặc biệt như dịch Covid Nhật gia hạn tập thể). Vì vậy, hãy nhanh chóng tiến hành xin visa ngay khi nhận được COE và sắp xếp sang Nhật sớm. Trong tình huống bất khả kháng làm COE hết hạn, hãy liên hệ đơn vị bảo lãnh; nhiều khả năng họ sẽ phải nộp đơn xin COE lại cho bạn. Điều này tốn thêm thời gian, công sức, nên cố gắng đừng để COE bị hết hạn.

7.5. Bị từ chối COE rồi có xin lại được không? Bao lâu thì nộp lại được?

Nếu hồ sơ của bạn bị từ chối cấp COE (trượt COE), bạn vẫn có thể xin lại sau này, nhưng cần lưu ý: Thông thường, bạn phải đợi ít nhất 6 tháng kể từ ngày có quyết định từ chối mới nên nộp hồ sơ xin COE lần nữa. Nộp quá sớm có thể bị từ chối thẳng. Quan trọng hơn, bạn phải khắc phục lý do trượt lần trước. Hãy tìm hiểu mã lý do từ chối mà Cục xuất nhập cảnh đã thông báo (người bảo lãnh nhận được) và chuẩn bị hồ sơ mới thật tốt, bổ sung những điểm thiếu sót hoặc thay đổi đơn vị bảo lãnh nếu cần. Ví dụ: trượt do yếu tài chính thì lần tới phải chứng minh tài chính mạnh hơn; trượt do trường bảo lãnh bị hạn chế thì tìm trường khác; trượt do nghi ngờ mục đích thì bổ sung giải trình, bằng chứng. Nói chung, không nên bỏ cuộc nếu thật sự muốn sang Nhật — nhiều người đã xin lại lần 2, lần 3 và thành công khi họ cải thiện hồ sơ. Tuy nhiên, nếu lý do trượt là do gian lận nghiêm trọng hoặc vi phạm pháp luật, cơ hội xin lại sẽ rất thấp.

7.6. Có COE rồi, liệu tôi có chắc chắn được cấp visa không?

Trong đa số trường hợp, có COE gần như chắc chắn bạn sẽ được cấp visa tương ứng. Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam thường chỉ kiểm tra giấy tờ cơ bản và đối chiếu thông tin, sau đó cấp visa trong 1 tuần. Rất hiếm khi visa bị từ chối khi đã có COE, trừ những tình huống bất ngờ như: bạn có vấn đề phát sinh (bị án hình sự, bệnh truyền nhiễm nặng...) trong thời gian chờ visa; hoặc Đại sứ quán phát hiện giấy tờ giả mạo. Một số trường hợp visa có thể bị trì hoãn nếu hồ sơ xin visa thiếu giấy tờ (VD: thiếu phiếu lý lịch tư pháp với lao động, thiếu ảnh đúng tiêu chuẩn...). Nhưng nếu bạn bổ sung đầy đủ thì vẫn được cấp visa. Tóm lại, COE là “giấy thông hành” rất mạnh để xin visa, bạn có thể yên tâm chuẩn bị hành trang sang Nhật sau khi nhận COE.

7.7. Khi đã sang Nhật theo diện COE đó, tôi có được làm việc/học tập đúng như kế hoạch không?

COE đảm bảo rằng bạn được phép nhập cảnh và làm đúng hoạt động ghi trên tư cách lưu trú. Ví dụ: nếu bạn sang Nhật theo COE du học, bạn sẽ được học tập tại trường và trong khuôn khổ luật cho phép (đi làm thêm tối đa 28h/tuần sau khi xin giấy phép làm thêm). Nếu bạn sang theo COE lao động kỹ sư, bạn được làm việc tại công ty bảo lãnh với vị trí ghi trong hồ sơ, và có thể chuyển việc trong cùng tư cách lưu trú (nếu công ty mới tương đương và báo với Cục xuất nhập cảnh). Nhìn chung, bạn được thực hiện mục đích lưu trú hợp pháp như đã đăng ký. Bạn không được phép làm khác hẳn mục đích (vd: du học sinh không được bỏ học đi làm full-time; thực tập sinh không được nhảy sang công ty khác ngoài chương trình). Nếu muốn thay đổi mục đích (ví dụ tốt nghiệp muốn đi làm), bạn phải làm thủ tục chuyển đổi tư cách như đã nói ở trên.